Avis de confidentialité des candidats

Globalization Partners, Inc. et ses filiales et sociétés affiliées ("Globalization Partners", "notre", "nous" ou "nos") accordent une grande importance à la protection de notre vie privée. Le présent avis de confidentialité des candidats ("avis de confidentialité") explique comment nous collectons, utilisons, partageons et protégeons les données ou informations personnelles ("informations personnelles") des candidats au cours de la procédure de candidature. Les informations personnelles désignent toutes les informations qui permettent d'identifier directement une personne ou qui permettent d'identifier une personne lorsqu'elles sont combinées à d'autres informations, telles que votre nom, votre adresse, votre numéro de membre et/ou d'étudiant, votre numéro d'assurance sociale, votre numéro de passeport, votre numéro d'identification fiscale, vos qualifications, votre date de naissance, vos photos. Globalization Partners est le responsable du traitement de vos informations personnelles. En cas de conflit entre le présent avis de confidentialité et le droit applicable, le droit applicable prévaudra.En nous soumettant vos informations personnelles, vous reconnaissez que :

• Vous avez lu et compris la présente déclaration de confidentialité et vous consentez à ce que vos informations personnelles soient utilisées comme indiqué dans celle-ci.

• Vos informations personnelles peuvent être transférées et traitées dans le monde entier, y compris dans des pays qui peuvent ne pas être considérés comme offrant le même niveau de protection des données que votre pays d’origine, pour les raisons et de la manière spécifiées dans la présente déclaration de confidentialité.

• Vous n'êtes pas tenu de nous fournir les informations demandées, mais si vous ne le faites pas, nous pourrions ne pas être en mesure de donner suite à votre candidature à l'emploi pour lequel vous avez postulé.

• Toutes vos déclarations sont, à votre connaissance, exactes et correctes, et vous n'avez pas sciemment omis d'informations connexes de nature défavorable. Si vous fournissez des informations inexactes, vous risquez de ne pas pouvoir prétendre à un emploi.

• Cet avis de confidentialité ne fait pas partie d'un contrat de travail offert aux candidats embauchés par Globalization Partners.

Informations personnelles que nous recueillons

Les types d'informations personnelles que nous vous demandons et la manière dont nous les traitons sont déterminés par les exigences du pays dans lequel se trouve le poste pour lequel vous postulez, et non par le pays dans lequel vous résidez. Si vous postulez dans plusieurs pays ou si le poste auquel vous postulez est disponible dans plusieurs pays, les types d'informations personnelles que nous vous demandons et la manière dont nous les traitons sont déterminés par les exigences de tous les pays dans lesquels le poste est situé.

Nous recueillons généralement des informations personnelles directement auprès de vous lorsque vous postulez à un poste chez nous, telles que votre nom, votre adresse, vos coordonnées, vos photos et vidéos, votre parcours professionnel et éducatif, vos réalisations, vos documents d'identité et vos résultats d'examen. Si vous recevez une offre de notre part, nous pouvons alors procéder à une vérification des antécédents et, dans la mesure où le droit applicable le permet, nous pouvons également collecter des données relatives aux infractions et procédures pénales, ainsi qu'au statut en matière de sanctions, en consultant des bases de données externes accessibles au public et des listes de sanctions mondiales. Nous recueillons également des informations personnelles similaires vous concernant auprès de tiers, tels que des sociétés de recrutement professionnelles, vos références, vos employeurs précédents, les employés de Globalization Partners avec lesquels vous avez eu un entretien ou qui ont recommandé votre candidature, et, dans la mesure permise par la loi applicable, les fournisseurs de vérification des antécédents. Nous pouvons également collecter des informations personnelles vous concernant en ligne dans la mesure où vous avez choisi de rendre ces informations accessibles au public. Par exemple, nous pouvons trouver votre profil sur des sites de médias sociaux professionnels (tels que LinkedIn et/ou XING) et vous contacter pour vous proposer des postes adéquats.

Les informations personnelles sensibles sont un sous-ensemble d'informations personnelles qui comprennent l'origine ethnique, la santé, l'appartenance à un syndicat, les croyances philosophiques, l'orientation sexuelle et d'autres catégories prescrites par la loi. Nous pouvons recueillir des informations personnelles sensibles sur un candidat dans la mesure où les lois applicables (par exemple, les lois américaines sur l'égalité des chances) nous y autorisent et pour soutenir nos efforts visant à créer un environnement de travail inclusif et diversifié. Nous pouvons également collecter des informations personnelles sensibles dans la mesure où un candidat choisit, sans qu'on le lui demande, de les divulguer volontairement au cours du processus de recrutement. Dans des circonstances limitées et dans la mesure où le droit applicable le permet, nous pouvons également collecter des informations personnelles sensibles relatives à la santé et aux caractéristiques médicales, telles que le statut de l'infection, les résultats des tests et le statut de la vaccination, pour répondre à nos obligations en matière de santé publique et de sécurité sur le lieu de travail et pour protéger le cabinet et ses employés, ses clients et des tierces parties.

Vous n'avez aucune obligation légale ou contractuelle de nous fournir des informations personnelles au cours de la procédure de candidature. Toutefois, si vous ne nous fournissez pas vos informations personnelles, nous ne serons pas en mesure de traiter votre candidature correctement, voire pas du tout.

Utilisation de vos données personnelles

Nous collectons et utilisons vos informations personnelles pour des raisons légitimes de gestion des ressources humaines et de gestion d'entreprise, notamment :

• l'identification et l'évaluation des candidats à un emploi potentiel, ainsi qu'à des fonctions futures qui pourraient devenir disponibles ;

• la tenue de dossiers relatifs au recrutement et à l'embauche ;

• veiller au respect des exigences légales, y compris celles relatives à la santé publique et à la sécurité sur le lieu de travail ;

• promouvoir nos programmes et pratiques en matière de diversité et d'inclusion ;

• vérifier les antécédents, y compris, dans la mesure permise par le droit applicable, et si vous recevez une offre de notre part, vérifier les antécédents criminels ;

• protéger nos droits légaux dans la mesure où la loi l'autorise ou le permet ; et

• protéger le lieu de travail et communiquer avec les professionnels de la santé, les forces de l'ordre ou d'autres autorités publiques en cas d'urgence ou d'événement de santé publique, par exemple lorsque la santé ou la sécurité de vous-même ou d'une ou plusieurs personnes peut être menacée, y compris, dans la mesure où la législation applicable le permet, partager des données sur l'état d'une infection, les résultats de tests et le statut vaccinal.

Nous pouvons également utiliser vos informations personnelles à des fins d'analyse pour Globalization Partners, y compris sous forme agrégée/pseudonymisée, afin d'améliorer notre processus de recrutement et d'embauche et d'accroître notre capacité à attirer des candidats performants.

Fondement juridique du traitement de vos données personnelles

Le traitement des données des candidats à l'emploi nous permet de gérer le processus de recrutement, d'évaluer et de confirmer l'aptitude d'un candidat à l'emploi et de décider à qui offrir un emploi. Afin de se conformer aux lois sur la protection des données, nous avons besoin d'une base légale pour traiter vos informations personnelles. Les tableaux ci-dessous décrivent la manière dont nous utilisons vos informations personnelles et les bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour le faire. Le cas échéant, nous avons également exposé nos intérêts légitimes dans le traitement de vos informations personnelles. Le tableau A présente les informations personnelles que nous collectons et conservons jusqu'à la phase de présélection du processus de recrutement. Par le terme "présélection", nous entendons toute partie du processus de recrutement qui se déroule jusqu'au moment où une offre d'emploi conditionnelle est faite. Le tableau B présente les informations personnelles que nous collectons et conservons avant de prendre la décision finale de recruter.

Données sur les catégories spéciales

Lorsque les informations que nous traitons sont des données de catégorie spéciale, telles que vos données de santé, les bases de traitement supplémentaires sur lesquelles nous nous appuyons sont les suivantes :

Lorsque vous avez fourni à Globalization Partners votre consentement explicite au traitement.

Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution de nos obligations légales et à l'exercice de nos droits légaux en tant qu'employeur.

Lorsque le traitement est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de revendications juridiques.

Contrôle des antécédents

Si vous recevez une offre de notre part, nous pouvons procéder à une vérification de vos antécédents ou charger un tiers de le faire en notre nom. Les vérifications d'antécédents ne seront effectuées que si la loi applicable au lieu où se trouve le poste le permet et dans la mesure où cela est nécessaire et proportionné au rôle qui vous est proposé. La vérification des antécédents ne portera que sur les données relatives aux antécédents criminels, ainsi que sur les listes de sanctions mondiales, dans la mesure où la loi le permet. Notre base juridique pour le contrôle des antécédents est notre besoin de prendre des mesures précontractuelles liées à l'établissement de notre relation de travail, ainsi que notre intérêt légitime à évaluer votre aptitude à l'emploi en prenant une décision de recrutement en connaissance de cause. Si une vérification des antécédents est nécessaire, vous pouvez être contacté par un prestataire de services de vérification des antécédents tiers pour demander l'autorisation de divulguer vos informations, et vous recevrez alors de plus amples informations sur le processus et les données personnelles qu'il peut impliquer.

Destinataires des données et transferts internationaux de données

Vos informations personnelles peuvent être consultées par des recruteurs et des enquêteurs travaillant dans le pays où le poste pour lequel vous postulez est basé, ainsi que par des recruteurs et des enquêteurs travaillant dans différents pays au sein de l'organisation mondiale de Globalization Partners. Les personnes exerçant des fonctions administratives et le personnel informatique au sein de Globalization Partners peuvent également avoir un accès limité à vos informations personnelles dans la mesure nécessaire à l'exercice de leurs fonctions. Dans certains pays, vous pouvez avoir moins de droits en vertu de la loi locale que dans votre pays de résidence, mais nous avons mis en place des mécanismes juridiques conçus pour assurer une protection adéquate des données pour vos informations personnelles lorsqu'elles sont traitées par les filiales et les affiliés de Globalization Partners au sein de l'organisation mondiale de Globalization Partners et par les fournisseurs de services de Globalization Partners, y compris le transfert de vos informations personnelles vers des pays autres que celui dans lequel vous résidez.

Nous faisons appel à des prestataires de services tiers pour la fourniture d’un logiciel de recrutement. Nous partageons également vos informations personnelles avec d’autres prestataires de services tiers qui peuvent nous aider à identifier et à recruter des talents, à organiser et à contrôler les tests et les pré-sélection et à améliorer nos pratiques de recrutement.

Sauf dans la mesure où cela est nécessaire pour réaliser les utilisations et les objectifs de Globalization Partners décrits dans le présent avis de confidentialité, nous ne divulguons pas vos informations personnelles à des tiers. Nous interdisons également à nos fournisseurs de services d'utiliser vos informations personnelles à des fins autres que celles des Globalization Partners. Nous ne partageons ni ne vendons vos informations personnelles à des tiers.

Nous avons mis en place des procédures destinées à garantir que tout traitement d'informations personnelles par des prestataires de services tiers est conforme au présent avis de confidentialité et protège la confidentialité, la disponibilité et l'intégrité de vos informations personnelles conformément à la législation en vigueur.

Vos informations personnelles peuvent être transférées vers des pays situés en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ou du Royaume-Uni. Par exemple, vos informations personnelles peuvent être partagées avec l'un de nos bureaux à l'étranger si nécessaire ou lorsque vous fournissez à Globalization Partners une référence internationale. Lorsque des données sont transférées en dehors de l'EEE et du Royaume-Uni, elles le sont sur la base de garanties appropriées, par exemple, le cas échéant, les clauses contractuelles types de l'UE et l'addendum britannique aux clauses contractuelles types de l'UE publié par le bureau du commissaire à l'information du Royaume-Uni en vertu de l'article119A(1) de la loi britannique sur la protection des données 2018.

En outre, nous pouvons divulguer ou transférer vos informations personnelles dans le cas d'une réorganisation, d'une fusion, d'une vente, d'une joint-venture, d'une cession ou d'un autre transfert ou disposition de tout ou partie de notre entreprise.

Comment nous protégeons vos informations personnelles

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que les informations personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée. Nous limitons l'accès à vos informations personnelles aux personnes qui ont un véritable besoin professionnel de les connaître. Les personnes qui traitent vos informations personnelles le font uniquement de manière autorisée et sont soumises à un devoir de confidentialité.

Nous avons également mis en place des procédures pour faire face à toute suspicion de violation de la sécurité des données. Nous vous notifierons, ainsi qu'à tout régulateur applicable, toute violation présumée de la sécurité des données lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

Vos droits

Conformément à la législation applicable, vous pouvez disposer d'un ou de plusieurs des droits suivants :

• le droit de connaître, d'accéder et de demander des informations sur les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, y compris les détails sur la manière dont nous utilisons ces informations et avec qui nous les partageons ;

• le droit de demander une copie des informations personnelles que nous détenons à votre sujet ;

• le droit de modifier, de corriger ou de rectifier vos informations personnelles si l'une des informations détenues à votre sujet est incorrecte ou obsolète ;

• le droit à la portabilité de vos informations personnelles ;

• le droit de demander la suppression de vos informations personnelles ;

• le droit d'exiger que nous cessions le traitement de vos données personnelles ou que nous en limitions le traitement ;

• le droit de retirer votre consentement au traitement de vos informations personnelles, dans la mesure où notre traitement repose sur votre consentement en tant que base légale du traitement. Ce droit peut ne pas s'appliquer s'il existe d'autres justifications légales à la poursuite du traitement ou si nous devons conserver certaines informations personnelles lorsque la loi applicable l'exige ou le permet ; et/ou

• le droit de nous donner des instructions concernant le traitement de vos données à caractère personnel en cas de décès.

En outre, et lorsque la loi applicable le permet, vous pouvez avoir le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité compétente en matière de protection des données.

Conservation des données

Nous conservons les informations personnelles que nous collectons à votre sujet au cours du processus de recrutement pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles sont traitées.

Si vous acceptez une offre d’emploi chez nous, toutes les informations personnelles pertinentes collectées au cours de votre période de pré-emploi feront partie de votre dossier personnel et seront conservées conformément aux exigences spécifiques du pays et à l’avis de confidentialité applicable aux employés de Globalization Partners, qui sera fourni au cours du processus d’intégration.

Si nous ne vous engageons pas, nous pouvons néanmoins continuer à conserver et à utiliser vos informations personnelles pendant un certain temps (qui peut varier en fonction du pays) à des fins d'administration du système, pour envisager votre candidature à d'éventuelles fonctions futures et pour effectuer des recherches. Par la suite, nous conservons une quantité minimale de vos informations personnelles pour enregistrer vos activités de recrutement avec nous.

Il se peut que nous devions conserver vos informations pendant une période plus longue si nous avons besoin de vos informations personnelles pour nous conformer aux exigences réglementaires ou de déclaration applicables, aux obligations légales, ou si nous en avons besoin à des fins légitimes, par exemple pour nous aider à répondre aux demandes ou aux plaintes, à lutter contre la fraude, à répondre aux demandes des autorités de réglementation, à résoudre des litiges, à faire respecter nos accords, etc.

Existence d'un profilage et d'une prise de décision automatisés

Nous n'effectuons aucune activité de traitement impliquant un profilage automatisé et/ou des décisions automatisées.

Contact

Pour exercer vos droits ou si vous avez des inquiétudes sur la manière dont vos données sont traitées, vous pouvez contacter le bureau de la confidentialité de Globalization Partners, comme suit :

Email: privacy@globalization-partners.com (add “Personal Information Access” in the subject line).